Manter um controlo apertado dos movimentos financeiros é a melhor forma que as micro e pequenas empresas têm de fazer um planeamento eficiente. Conhecer e controlar os movimentos financeiros, pode evitar um dos principais problemas da micro e pequenas empresas: ter lucro e, mesmo assim, endividar-se e ter que encerrar a atividade.
Uma das formas mais simples de fazer o controlo é usar uma folha para os movimentos financeiros, com histórico financeiro da atividade, por ordem cronológica. Quanto mais detalhado for o registo, melhor. Recomenda-se a atualização diária, sendo importante manter o controlo das contas a receber, contas a pagar, saldo das atividades de financiamento, faturação, vendas a pronto e a crédito, entre outros recebimentos e pagamentos da atividade.
A manutenção do controlo apresenta algumas vantagens, como sejam:
- Planear e controlar as entradas e saídas ao longo do tempo;
- Auxiliar o empresário a tomar decisões antecipadas, atendendo à falta ou sobra de dinheiro na empresa;
- Verificar se a empresa está a trabalhar com escassez ou excesso financeiro no período;
- Verificar se os recursos financeiros próprios são suficientes para o negócio em determinado período ou, se há necessidade de recursos de terceiros;
- Avaliar se o recebimento das vendas é suficiente para cobrir os gastos assumidos e previstos no período;
- Verificar a necessidade de realizar promoções e liquidações, reduzir ou aumentar preços, visando a entrada de recursos na empresa;
- Avaliar a capacidade de pagar antes de assumir os compromissos.
O controlo dos movimentos financeiros, quando utilizado em conjunto com as demais Demonstrações Financeiras (nomeadamente Balanço e Demonstração dos Resultados), oferecem informações que habilitam os gestores a avaliar as mudanças na liquidez e na estrutura financeira da empresa.